Baze podataka u Excelu

Baze podataka su alati za spremanje, organizovanje i pretraživanje podataka. Sa stanovišta Excela koji nije aplikacija za rad sa bazama, već prvenstveno sa unakrsnim tabelama, baze se mogu podijeliti na: unutrašnje (kreirane u samom Excelu) i vanjske (kreirane u nekoj «pravoj» aplikaciji za rad sa bazama podataka kao što su: Accsess, SQL Server (MS) i Oracle.

Osnovni pojmovi

· Polje-Field (ćelija u Excelu)
· Zapis-Record (red u tabeli Excela)
· Ime polja-Field Name (prvi red u tabeli Excela)

Pravila za rad sa bazama

1. Field Names-U prvi red baze obavezno upisujemo imena polja. Ne smije biti praznog reda između tog reda i reda sa zapisom.

2. Records-Svaki zapis mora biti u zasebnom redu.

3. Same Type-Sve ćelije u jednoj koloni moraju sadržavati informaciju istog tipa (*ćelija se ne smije ostaviti prazna)

4. Calculation-Moguće je stvarati i polja sa formulama koja koriste informacije iz nekog drugog polja, ali iz istog zapisa.

*Korisno je u prvu kolonu upisivati redne brojeve

Planiranje baze

Planiranje baze zahtjeva odgovore na sljedeća pitanja:

1. Koje su ćelije koje određuju svaki pojedini zapis?
(Ako kreiramo bazu na osnovu nekog drugog oblika spremanja podataka kao što je npr. adresar, rokovnik, formular,... koristićemo taj postojeći oblik da odredimo koje ćelije u bazi su nam potrebne)

2. Po kojoj vrsti podataka želimo sortirati bazu? 
(Svaka od vrsta mora se pojaviti kao poseban Field Name)

3. Koje vrste podataka želimo tražiti?

4. Koje se polje najčešće koristi?
 (Ovo polje uvijek stavljamo u prvu kolonu)

5. Koji je najduži unos u svakoj koloni?
(Zbog postavljanja širine kolone)

Kreiranje baze

-Za kreiranje baze ne koristi se nikakva posebna naredba-jednostavno unosimo podatke u Excelovu tabelu na uobičajen način poštujući sljedeće:

1. Nazivi polja idu u prvi red

2. Upisivati podatke u svaku ćeliju reda da bi se stvorio zapis; ne ostavljati prazne ćelije

3. Ne ostavljati prazne redove

4. Zapise držati samo na jednom radnom listu.

Korištenje Data Forme za dodavanje, uređivanje ili brisanje zapisa

Data Form-služi kao registar

Postoji samo jedan obrazac za svaki podatak u bazi. Za uređivanje baze pomoću Data Forme radimo sljedeće:

1. Selektujemo tabelu

2. Data/Form...

3. Redni broj tekućeg zapisa pojaviće se u gornjem desnom uglu Data Forme zajedno sa ukupnim brojem zapisa

Za kretanje od zapisa do zapisa služe nam: Scroller u sredini Forma; dugmad Find, Prev, Next; kursorski tasteri na tastaturi.

4. Za uređivanje jednog unosa u zapisu potrebno je kliknuti na Text Box koji taj unos sadrži i editovati

5. Za brisanje čitavog tekućeg zapisa koristimo tipku Delete

Ako želimo da poništimo izmjene u zapisu koristimo dugme Restore, pod uslovom da nismo prešli na idući zapis.

6. U bazu možemo dodati novi zapis. To radimo pomoću dugmeta New.

Pronalaženje podataka pomoću Data Forme

-Za pronalaženje podataka pomoću Data Forme koristi se dugme Criteria-ono pretvara Data Formu u kojoj saopštavamo Excelu određene informacije ili raspone informacija koje želimo pronaći u takozvane uslove ili kriterije. Na primjer, možemo tražiti izlistane zapise čije prezime počinje određenim slovom P*-Find Next ili sve zapise sa osobama duga većeg od 1000KM (>1000).